Таймлайн — это не красивая табличка для клиента, это рабочий документ, по которому живёт вся команда в день мероприятия. И я всегда делаю два разных таймлайна.

Первый — клиентский, укрупнённый: встреча гостей, программа, банкет, завершение. Второй — технический, с точностью до пяти минут, где расписано, когда заезжает техника, когда начинается монтаж света, когда прибывает кейтеринг и когда должен быть готов саунд-чек.

Отдельно закладываю буферное время между блоками — минимум 15 минут на каждый переход. Именно буфер спасает, когда спикер задерживается или монтаж декора идёт дольше, чем в плане.

И последнее правило — таймлайн должен быть у каждого члена команды на телефоне, а не только у координатора. Если что-то меняется в моменте, все должны узнать об этом сразу, а не через час.