Я уже писал про план Б в контексте испорченной погоды, но здесь хочу дать конкретный список того, что должно быть готово заранее, а не придумываться в моменте дождя.

Обязательный минимум — крытое пространство на весь объём гостей или хотя бы на ключевую часть программы, договорённость об этом должна быть подписана вместе с основным договором площадки. Второе — чёткий триггер решения: кто и по каким признакам принимает решение о переходе на план Б, это должно быть решено заранее, а не обсуждаться в панике за час до начала.

Третье — техника и декор должны быть адаптированы под оба сценария, если план Б предполагает меньшее пространство, часть декора физически может не поместиться. Четвёртое — коммуникация с гостями: как и когда они узнают об изменении локации, если оно происходит.

Совет — репетируйте план Б так же серьёзно, как основной сценарий, тогда переход между ними для гостей останется практически незаметным.